レッスン3：経費精算とレシート・領収書の扱い方

このレッスンで学ぶこと

立替経費で受け取るレシート・領収書の基本的な扱いを理解する
インボイス制度開始前後で「3万円未満の特例」がどう変わったかを把握する
少額特例（1万円未満）の対象と期限を理解する
出張・交通費・タクシー・宿泊費など、場面別の判断ができるようになる
経費精算が差し戻される典型パターンを知り、事前に防げるようになる

前回のレッスンでは、請求書を受け取ったときの30秒チェックを扱いました。今回は、全社員にとってもっとも身近な経費精算の場面を扱います。出張や会議で立て替えた費用を精算するとき、レシートや領収書をどう扱えばよいのかを具体的に見ていきます。

経費精算で最初に確認すること——レシートか領収書か

経費精算では、レシートと領収書のどちらを提出すべきか迷う方がいます。結論から言えば、どちらでもかまいません。レシートには購入した品目・金額・日付・店舗名（多くの場合、登録番号も）が印字されており、宛名がない代わりに内容が具体的です。一方、領収書は宛名を書いてもらえますが、内容は「お品代として」など簡潔な記載にとどまることがあります。

経費精算の観点では、むしろレシートのほうが取引内容を具体的に確認できるため、望ましいとされることが多くなっています。「宛名入りの領収書でなければならない」という思い込みは、必ずしも正しくありません。会社ごとに定めたルールに従うのが基本ですが、多くの会社ではレシートでの提出も認められています。

💡 ポイント 迷ったときは、レシート・領収書のどちらであっても、店名・日付・金額・購入内容が確認できるものを提出すれば、多くの場合は問題ありません。不安があれば、経理に確認してください。

3万円未満の特例は今どうなっているか

インボイス制度が始まる前は、1回の取引が3万円未満であれば、領収書やレシートを保存していなくても、帳簿への記載だけで消費税の控除が認められる特例がありました。この特例のことを覚えている方もいるかもしれません。

インボイス制度の開始とともに、この一般的な3万円未満の特例は原則として終了しました。つまり、今は少額の買い物であっても、原則としてレシートや領収書の保存が必要になっています。ただし、すべての取引が対象になったわけではなく、次に説明する2つの例外があります。

1つ目は、バスや電車などの公共交通機関を利用したときの運賃です。1回の乗車が3万円未満であれば、今も領収書がなくても構いません。ただし、この特例が使えるのは、不特定多数の人を運ぶバス・電車・船などに限られ、タクシーや飛行機は対象外です。2つ目は、次に説明する少額特例です。

少額特例（1万円未満）——対象と期限

少額特例とは、一定の要件を満たす事業者が、1万円未満（税込）の取引について、適格請求書の保存がなくても仕入税額控除を受けられるという時限的な措置です。

項目	内容
対象金額	1回の取引が税込1万円未満
対象となる事業者	前々事業年度の課税売上高が1億円以下、または前事業年度上半期の課税売上高が5,000万円以下の事業者
適用期間	2023年10月1日から2029年9月30日まで
保存すべきもの	領収書やレシートそのものではなく、取引の日付・金額・内容・相手先を記載した帳簿

自社が対象となる事業者であれば、コンビニでの少額の買い物、駅の券売機で購入した交通費、少額のシステム利用料などは、レシートを紛失してしまっても、経理が帳簿にきちんと記録していれば大きな問題にはなりません。ただし、この特例は自社が要件を満たしているかどうかで適用の有無が変わるため、「うちの会社は対象なのか」を自分で判断する必要はなく、経理の案内に従うのが確実です。

📝 補足 少額特例は2029年9月30日までの時限的な措置です。この期限が近づいたら、社内のルールが変わる可能性があります。制度の期限が来るたびに社内周知が行われるはずなので、案内に注意しておきましょう。

スマホで撮影した領収書の扱い

出張先や外出先でもらった紙のレシートを、その場でスマートフォンのカメラで撮影して経費精算システムに取り込む運用が、多くの会社で広がっています。この方法自体は問題ありませんが、いくつか注意点があります。

まず、撮影した画像は、店名・日付・金額・登録番号などの文字がすべて読み取れる状態でなければ意味がありません。光の反射で数字がつぶれていたり、レシートの端が切れていたりすると、後から確認できず、精算が差し戻される原因になります。撮影の際は、レシート全体が枠内に収まっているか、文字がはっきり見えるかを確認してから送信する習慣をつけましょう。

次に、撮影した後の紙の原本をどう扱うかは、会社ごとにルールが異なります。「撮影すれば原本は捨ててよい」という会社もあれば、「原本も一定期間は保管する」という会社もあります。この判断は、電子帳簿保存法のスキャナ保存という制度に関わる話であり、会社として整えるべき仕組みです。個人の判断で原本を処分してしまうと、後になって会社のルールと食い違うことがあるため、必ず自社の経費精算のルールを確認してください。

⚠️ 注意 「スマホで撮影したから紙は捨ててよい」と自己判断するのは避けましょう。撮影後の原本の扱いは会社が定めるルールに従うのが原則です。詳しい保存の考え方は、レッスン7で改めて扱います。

電子マネー・キャッシュレス決済の場合

交通系ICカードやスマートフォンの決済アプリで支払った場合、紙のレシートが出ないことがあります。この場合は、決済アプリの利用履歴画面や、店舗が発行する電子的な明細を保存しておけば、紙の領収書の代わりとして扱えることが一般的です。利用履歴のスクリーンショットを撮っておく、決済アプリの明細をそのままエクスポートしておく、といった対応で十分な場合がほとんどです。ただし、会社によって認める形式が異なるため、迷ったら経理に確認してください。

レシートをなくしてしまったら

出張先で慌ただしく過ごすうちに、レシートを紛失してしまうことは誰にでも起こり得ます。その場合にまずすべきなのは、自分だけで処理を進めようとせず、早めに経理へ相談することです。多くの会社では、店舗に再発行を依頼する、クレジットカードの利用明細で代替する、やむを得ない場合は「出金伝票」と呼ばれる社内書類に日付・金額・目的を記載して代用する、といった対応方法が用意されています。金額が大きい場合ほど、代替の証憑が求められる傾向があるため、まずは相談する姿勢が大切です。

出張・交通費・タクシー・宿泊費——場面別の判断

出張に関わる経費は、場面によって扱いが少しずつ異なります。代表的な場面を整理します。

場面	領収書の要否の目安	補足
電車・バスの運賃（3万円未満）	原則不要（公共交通機関特例）	乗車駅・降車駅・金額を帳簿等に記録しておくと安心
タクシー利用	原則必要	公共交通機関特例の対象外。少額特例の対象事業者であれば1万円未満は帳簿記載のみで足りる場合がある
新幹線・飛行機（3万円以上）	必要	領収書または適格簡易請求書を受け取る
ホテルの宿泊費	必要	領収書に6項目（レッスン2参照）が記載されているか確認する
出張日当（会社独自の手当）	領収書は不要な場合が多い	そもそも消費税の課税取引にあたらないことが多く、社内規程に従う

この表からもわかる通り、「3万円未満だから領収書は要らない」と一律に考えるのは誤りです。対象になるのは公共交通機関の運賃だけであり、タクシーやレンタカーは含まれません。出張の多い方ほど、この違いを意識しておく必要があります。

具体的な金額で考えてみましょう。ある社員が出張先の駅からホテルまでの移動に、バスなら500円、タクシーなら2,500円かかるとします。バスであれば公共交通機関特例の対象なので領収書は不要ですが、タクシーであれば原則として領収書の保存が必要です。金額の差だけでなく、証憑の要否も変わることを覚えておくと、移動手段を選ぶ際の参考になります。もちろん、荷物が多い、時間がないといった事情でタクシーを選ぶこと自体は問題ありません。その場合は、領収書を確実に受け取る習慣をつけておきましょう。

会議費・交際費と軽減税率——日常の判断

消費税には、標準税率10%と軽減税率8%の2種類があります。軽減税率の対象は、酒類と外食を除く飲食料品と、定期購読の新聞です。経費精算の場面では、この違いが会議費や交際費の処理に関わってきます。

例えば、来客用にスーパーやコンビニで飲み物やお菓子を購入した場合は、持ち帰って社内で消費するため軽減税率8%の対象です。一方、取引先を接待して飲食店で食事をした場合は、店内で提供される「外食」にあたるため標準税率10%が適用されます。同じ「食べ物・飲み物」でも、購入方法や消費のしかたによって税率が変わる点に注意が必要です。

場面	税率の目安
スーパー・コンビニで購入した飲食料品（持ち帰り）	8%
飲食店での食事（店内飲食）	10%
飲食店からの出前・テイクアウト	8%
アルコール類の購入	10%（酒類は軽減税率の対象外）
ケータリングや出張シェフによる調理サービス	10%（一定の要件を満たす配達飲食料品は例外あり）

自分で税率を判定して請求書や領収書に手を加える必要はありません。レシートには通常、税率ごとの金額が印字されているため、内容と税率がずれていないかを確認する程度で十分です。判断に迷う場合は、経理に確認しましょう。

精算が差し戻される典型パターン6つ

経費精算の現場でよく見られる、差し戻しの典型パターンを6つ紹介します。事前に知っておくことで、多くは防げます。

レシートの文字が薄れて読めない：感熱紙のレシートは時間が経つと印字が薄れます。受け取ったら早めに撮影・提出しましょう。
金額だけが写っていて店名や日付が見えない：撮影時にレシート全体が写っているか確認しましょう。
私的な支出と業務の支出が混在した1枚のレシートを提出している：私的な買い物と経費が同じレシートに混ざっている場合、内訳がわかるようにメモを添えましょう。
参加者や訪問先が記載されていない交際費の申請：交際費は、誰と、何の目的で、という情報が必須です。あらかじめメモしておきましょう。
提出期限を過ぎてから慌てて申請する：月をまたぐと会計処理が煩雑になるため、多くの会社では提出期限が定められています。
登録番号のない請求書に、精算する本人が自分で番号を書き加えてしまう：レッスン2で扱った通り、請求書や領収書に自分で手を加えることは避けるべきです。

🔰 初学者の方へ この6つのパターンの多くは「特別な知識」がなくても防げるものばかりです。レシートは早めに提出する、全体が写るように撮影する、交際費は目的をメモしておく——この3つを習慣にするだけで、差し戻しの多くはなくなります。

よくある質問

Q. 個人のクレジットカードで立て替えた場合、カードの利用明細だけで精算できますか。

多くの会社では、クレジットカードの利用明細だけでは店名や購入内容の詳細が分からないため、店舗が発行するレシートや領収書もあわせて提出するよう求められます。利用明細はあくまで支払いを行った事実の裏付けであり、取引の内容を示す書類とは別に扱われることが一般的です。

Q. 領収書の宛名を「上様」でもらってしまいました。書き直してもらうべきですか。

会社によって対応がわかれますが、宛名が「上様」であっても、レシートや別の書類で取引の内容が確認できれば問題にならないことが多くあります。心配な場合は、その場で正式な会社名での再発行を店舗に依頼するか、経理に相談してください。

講師の現場メモ①

国税局で調査官をしていた時期、ある会社の交際費の申告内容を確認したことがあります。その会社では、飲食店での領収書に「お品代」としか書かれておらず、誰と、何人で、どんな目的で使ったのかという記録が一切残っていませんでした。担当者に聞いても「たしか取引先との打ち合わせだったと思います」という曖昧な回答しか得られませんでした。

このケースでは、最終的に交際費として認められず、経費として否認される結果になりました。金額としては大きくありませんでしたが、担当者が「その場で数行メモを残していれば防げた」という点で、非常に印象に残っている事例です。

その後、税理士法人での顧問業務を通じて、多くの企業に「経費精算のときにひとこと目的を書く」ことを徹底するようお伝えしてきました。ある製造業のクライアントでは、経費精算システムの入力欄に「相手先・人数・目的」の3項目を必須項目として追加しただけで、翌年の税務調査での指摘件数が大きく減りました。難しい制度知識よりも、「いつ・誰と・何のために」を一言添える習慣のほうが、よほど大きな効果を持つのです。

税務調査官は、金額の大小よりも「記録が残っているかどうか」を見ています。金額が小さい経費であっても、目的や相手先が曖昧なまま積み重なると、調査官の目には「管理がずさんな会社」という印象を与えてしまいます。逆に、少額の経費であっても丁寧に記録が残っている会社は、調査全体を通じて信頼される傾向がありました。経費精算は、金額の正確さだけでなく、会社に対する信頼を積み重ねる作業でもあるのです。

まとめ

このレッスンでは、以下のことを学びました。

経費精算ではレシートと領収書のどちらでも構わず、店名・日付・金額・内容が確認できることが重要である
インボイス制度の開始で、一般的な3万円未満の特例は原則終了したが、公共交通機関の運賃には今も同様の特例がある
少額特例（1万円未満）は、対象事業者であれば2029年9月30日まで、帳簿への記載のみで済ませられる時限的な措置である
スマホでの撮影は文字がすべて読み取れる状態で行い、原本の扱いは会社のルールに従う
タクシー・宿泊費は公共交通機関特例の対象外であり、領収書が必要になる
軽減税率8%と標準税率10%は、購入方法や消費のしかたで変わるため、迷ったら経理に確認する
差し戻しの多くは、レシートの早期提出・全体の撮影・交際費の目的メモという3つの習慣で防げる

次のレッスンでは、本コースの中核となる2026年10月の税制改正を扱います。2割特例の終了、免税事業者からの仕入れに関する経過措置の変更、新設される3割特例について、具体的な金額の例とともに見ていきます。

確認クイズ

このレッスンの理解度をチェックしましょう。